Integriteitsbeleid
September 2020
Integriteitsbeleid Stichting Kinderhulp Dominicaanse Republiek
A. MACHTSMISBRUIK
Ter voorkoming van machtsmisbruik nemen we de volgende regels in acht:
- Het bestuur van Stichting Kinderhulp Dominicaanse Republiek heeft een evenwichtige samenstelling. Onze stichting wordt te allen tijde bestuurd door ten minste drie bestuurders met evenveel stemrecht. Geen van deze bestuurders voeren een gemeenschappelijke huishouding of komen uit één gezin.
- Onze bestuurders zijn zo gekozen dat de kans op belangen-verstrengeling miniem is. Om dit transparant te maken publiceren wij in onze jaarverslagen de overige activiteiten van bestuurders (werk, andere bestuurs- of adviesfuncties).
- Onze bestuursleden zijn onbezoldigd en ontvangen uitsluitend een vergoeding voor de werkelijke kosten die zij maken in het kader van de uitvoering van hun bestuurstaken. Uitbetalingen vinden plaats op basis schriftelijk ingediende declaraties, geparafeerd door de penningmeester.
- We zorgen ervoor dat alle medewerkers in een fijne en veilige omgeving hun werkzaamheden kunnen uitvoeren, waar we anderen respecteren, en niet discrimineren op basis van nationaliteit, huidskleur, sekse, seksuele voorkeur, religie, leeftijd.
- We gebruiken onze positie niet om door de ander ongewenst gedrag (zoals seksuele gunsten) af te dwingen.
- We geven alle bij de stichting betrokken mensen de ruimte om zorgen uit te spreken of klachten in te dienen over fraude, diefstal, discriminatie, pesterij, wanbeleid of enig ander onethisch gedrag, zonder mogelijke repercussies voor deze personen.
- We lekken geen vertrouwelijke informatie.
B. CORRUPTIE
Ter voorkoming van corruptie nemen we de volgende regels in acht:
- Zowel de penningmeester als de voorzitter zijn gemachtigd op de bankrekening(en) van de stichting. De voorzitter zorgt voor de overmakingen naar de Dominicaanse Republiek, de penningmeester zorgt voor de overige betalingen. Aan alle betalingen boven €750 ligt een bestuursbesluit ten grondslag dat is vastgelegd in de notulen. De penningmeester is vrij betalingen te doen voor de lopende kosten met een maximum van €2.500 per jaar. Het bestuur beslist over een eventuele verhoging van dit budget.
- Onze stichting gaat zorgvuldig om met de aan haar toevertrouwde middelen en goederen; we verspillen de middelen en goederen niet. De stichting accepteert geen corruptie of chantage, en doet al het mogelijke om dat te voorkomen.
- Voor opdrachten/projecten/uit te besteden werken waarvan de kosten meer bedragen dan €1.000 vragen wij tenminste drie offertes. Het honoreren van de meest gunstige offerte is een beslissing van de meerderheid van het bestuur, waarin kosten en kwaliteit van de aanbieding zorgvuldig zijn afgewogen. Etniciteit, religieuze overtuiging en/of gender van de aanbieder speelt bij de gunning geen rol.
- Onze lokale partner in de Dominicaanse Republiek is de Asociacion Niños del Mundo te Nigua, Dominicaanse Republiek. Projecten worden in samenwerking met deze lokale partner uitgevoerd. Voor projecten met een waarde van meer dan €5.000 wordt er door beide partijen een overeenkomst (Memorandum of Understanding) getekend.
C. INTERPERSOONLIJKE SCHENDINGEN
Ter voorkoming van interpersoonlijke schendigen nemen we de volgende regels in acht:
- We overschrijden de fysieke en emotionele grenzen van anderen niet, door bijvoorbeeld ongewenste aanrakingen, duwen, knijpen, of zelfs fysieke of seksuele intimidatie.
- We gaan niet door met flirten of ander suggestief gedrag als duidelijk is gemaakt dat de ander dat niet wil.
- We delen geen pornografisch, xenofoob of anderszins storend of beledigend materiaal.
- We uiten geen valse beschuldigingen.
- We pesten niet, maken geen beledigende grappen en sluiten niemand buiten.
- We gedragen ons professioneel en respectvol in onze contacten met donoren, collega’s, (project)partners en projectdeelnemers.
- De naam van de stichting Stichting Kinderhulp Dominicaanse Republiek wordt niet gebruikt om politieke of religieuze belangen te behartigen.
- We voorkomen belangenverstrengeling, of conflicterende belangen tussen ons werk en onze andere activiteiten.
- We werken niet onder invloed van alcohol of andere verdovende middelen, en dragen geen illegale middelen bij ons tijdens werk voor de stichting.
- We accepteren geen giften of diensten van mensen, organisaties of bedrijven die een belang hebben bij samenwerking met onze stichting.
- Onze periodieke reizen naar de Dominicaanse Republiek worden door minimaal twee vertegenwoordigers van de stichting ondernomen.
Tijdens het verblijf in de Dominicaanse Republiek:
– Gedragen wij ons professioneel en respectvol. Wij accepteren geen gunsten, van welke aard dan ook, van mensen, bedrijven of organisaties die een direct belang hebben bij onze aanwezigheid als persoon of in onze hoedanigheid van vertegenwoordiger van de stichting. Onder professioneel gedrag verstaan wij ook respect voor de zeden en gewoonten van de lokale bevolking, waaronder ook begrepen rekening houden met een dresscode die gebruikelijk is in de Dominicaanse Republiek.
– Zullen vertegenwoordigers van de stichting zich in ieder geval onthouden van:
- Seksuele betrekkingen met Dominicanen.
- Drugsgebruik.
- Het stellen van buitensporige eisen op het gebied van eten en drinken.
HANDHAVEN
De hiervoor genoemde normen, waarden en afspraken moeten op verschillende manieren in de organisatie ingebed worden. Dat doen we bijvoorbeeld door:
– Nieuwe bestuursleden en vrijwilligers aan te nemen die passen binnen de organisatie.
– De code met enige regelmaat te bespreken: zijn de regels nog up-to-date? Welke dilemma’s spelen er?
– Grensoverschrijdend gedrag niet onbestraft te laten.
Melden
Medewerkers, stagiaires, vrijwilligers of andere externe betrokkenen die slachtoffer zijn van grensoverschrijdend gedrag, of die in het veld, bij partners of binnen het team zien dat gedragsregels overschreden worden, kunnen dit bespreken met en/of melden aan een vertrouwenspersoon die door het bestuur als zodanig is benoemd. De naam en het emailadres van de vertrouwenspersoon zijn op te vragen via: contact@kinderhulpdominicaanserepubliek.nl. Of ga naar Contact en vul het contactformulier in.
De vertrouwenspersoon doet een vooronderzoek: is er werkelijk sprake van een schending van de gedragscode? Is er reden tot twijfel? Wat is de bewijsbaarheid? De vertrouwenspersoon adviseert over een officiële melding met desbetreffende vervolgacties.
Het bestuur bepaalt verdere stappen: direct actie ondernemen als er mensen in gevaar zijn en zorgen dat slachtoffers gesteund worden, onderzoek doen om de aard en de ernst van de overschrijding in kaart te brengen, overschrijdingen aankaarten bij de verantwoordelijken, of eventueel zelfs een melding doen bij de politie.
Steunen
Het is belangrijk dat slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag zich gesteund weten door hun omgeving. Dat betekent dat er met de betrokkene besproken wordt of er actie ondernomen moet worden om de veiligheid te herstellen. We kijken of er voldoende steun geboden kan worden door de directe omgeving van het slachtoffer, of dat professionele hulp nodig is.
Onderzoek
Als besloten wordt tot een verdergaand onderzoek stelt het bestuur het onderzoeksprotocol vast. Daarin wordt vastgelegd welke vragen beantwoord moeten worden, of het onderzoek intern of extern wordt uitgevoerd, of de politie betrokken moet worden, wie welke verantwoordelijkheid heeft en hoe de rechten van de betrokkenen beschermd worden.
Straffen
Blijkt uit gedegen onderzoek dat er inderdaad sprake is van overschrijding van de gedragscode, dan kan de organisatie daders straffen. Afhankelijk van de aard en ernst van de overschrijding kunnen verschillende straffen worden opgelegd, van een eerste waarschuwing tot ontheffen uit de functie. Zonodig zal extern juridisch advies ingewonnen worden.
Reflectie
Bij iedere melding wordt besproken of er voldoende is gedaan om het probleem te voorkomen en wat er gedaan kan worden om herhaling te voorkomen.
Communicatie
Bij aanzienlijke schendingen van de gedragscode moeten belanghebbenden bij de organisatie geïnformeerd worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om verduistering van aanzienlijke bedragen in projecten of binnen het team, seksueel grensoverschrijdend gedrag binnen projecten of binnen het team, of structureel gepest. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld relevante partnerorganisaties of donateurs.
Het integriteitsbeleid is gepubliceerd op de website. In het jaarverslag staan eventuele meldingen: aantal, aard en vervolgstappen. Ook staat aangegeven of en hoe het beleid is aangepast.
